杉並区を中心に10ヵ所の保育所を運営するけいわ会様は、60年以上に渡る歴史をもち地域に愛される保育園です。今回、運営に携わる先生も300名を超え、業務効率化・ES向上の観点から従来の紙による事務処理のデジタル化をご決断され当社にご相談頂きました。
使い慣れている個人スマホを活用
デジタル化にあたり課題だったのは先生方は幼児教育の観点からも敢えて紙を普段から使用しているため、デジタル化への抵抗感やITスキルに不安がありました。そこで殆どの先生が所有しているスマホで簡単に操作が可能な勤怠システムをつくることにしました。また、個人認証も既存のGoogleカウントを活用することでシームレスで高セキュリティなシステムとしました。
現場の意見を即時反映しながらのアジャイル開発
導入にあたってはまずは検証として1施設でスモールスタートを開始。実際に現場で発生した課題をすぐにシステムに反映して品質を上げていきました。様々な個人スマホがある中で最適な機能や画面レイアウトになるように調整していきました。
全施設への展開
1か月程で現場検証を終え各施設の先生方のご協力のもと全10施設へ展開していきました。登録データが増加することでシステム動作が遅くなりご迷惑をお掛けすることもありましたが、データベースへの移行対応等を協議の上スムーズに実行し無事、全施設への展開を完了しました。
半年でペーパーレス化に伴う事務作業の効率化を達成
ご提案から全施設への展開まで半年という短い期間で完了することができました。ペーパーレス化による先生方の事務作業時間はもちろん、勤怠データを集計する事務員の方の集計もボタン一つで完了できるようになりました。今後は利用データを元にさらなる改善を進めて参ります。
